БИзнес - процессы bitrix24

Бизнес-процесс (БП) - это регулярно повторяющаяся последовательность действий сотрудников компании, совершаемых для решения одной из задач бизнеса.

Зачастую бизнес-процессы представляют собой рутинные действия. Оформление отчетов, заявлений, учет исходящей документации и т.п. отнимает значимую часть рабочего времени сотрудников.
Потому их следует максимально оптимизировать и автоматизировать. 


Примеры БП : Списание, Перемещение, Кассовые отчеты, Инвентаризация, Отработка претензий, Заказ МКЛ и т.д.


КАК ЭТО РАБОТАЕТ?

Из чего состоит БП Bitrix24

1. Первичные данные для запуска

2. Уведомления

3. Документ БП

4. Автоматические задания в зависимости от установленных условий


ГДЕ ЭТО НАХОДИТСЯ?

В левом меню Bitrix24

БП и заявки - что это?

При нажатии на БП И ЗАЯВКИ откроется информационное пространство с ярлыками

- При нажатии на ярлык вы перейдёте к нужному БП

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ - что это?

При нажатии на Бизнес-Процессы откроется модуль работы с БП (Задания, документы)

ЗАДАНИЯ БП - что это?

Любой БП подразумевает под собой выполнение заданий для продвижения процесса к завершению

Задания как правило получают участники БП

Ниже наглядно представлен пункт меню "Бизнес-Процессы" с активным заданием, ждущим выполнения со стороны салона

ДОКУМЕНТ БП - что это?

При запуске БП создаётся документ этого БП, который включает в себя всю информацию по процессу

наличие документа позволяет в любой момент обратиться к нему и ознакомиться с информацией, документ заполняется автоматически из предоставленной информации при запуске и в ходе самого процесса вплоть до его завершения

Ниже наглядно показаны документы запущенного БП

видео инструкции

БП - Знакомство

Видео руководство

описание действующих бп

БПИНВЕНТАРИЗАЦИЯ:

1. СХЕМА

Полезные ссылки:

Перейти к регламенту и дополнительной инструкции

БП ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ:

2. запуск

1. Заполнить форму

2. Указать участников

3. Сохранить форму (Запустить БП)

БП ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ:

3. Задание - КРО

1. Отдел КРО предоставляет данные по документам Gestori

2. Вкладывает сличительную ведомость

3. Направляет на салон для ознакомления

БП ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ:

4. Задание - САЛОН

1. Ознакомиться с сличительной, предоставить комментарии внутри сличительной

2. Перейти по ссылке из задания в сличительную, нажать редактировать

3. После редактирования закрыть сличительную, документ сохранится автоматически

4. При необходимости указать комментарии, вложить документы в задании и отправить задание в КРО

5. Вложить при необходимости подтверждающие документы

БП ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ:

5. Задание - КРО

1. Ознакомиться с сличительной

2. Предоставить комментарий салону, если задание будет возвращено салону

3. Внести информацию по участникам и установить правила расчёта депремирования

4. Отправить лидеру\салону

БП ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ:

6. Задание - ЛИДЕР

1. Ознакомиться с данными БП

2. Согласовать результаты инвентаризации

3. Направить на салон

БП ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ:

7. Задание - САЛОН

1. Ознакомиться с данными БП

2. Согласовать результаты инвентаризации

3. Направить лидеру

БП ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ:

8. Задание - САЛОН

1. Ознакомиться с данными БП

2. Проверить наличие отметок согласия сотрудников салона

3. Направить ФЭО для расчёта ЗП

БПпретензии:

1. СХЕМА

Полезные ссылки:

Перейти к регламенту и дополнительной инструкции

БП претензии:

2. запуск

1. Заполнить поля формы

2. Вложить исходные документы

3. Сохранить форму (Запустить БП)

*Поля типа "список" имеют возможность поиска по значениям, пример : нажмите выбор фамилии ОК, начните печатать фамилию, список автоматически переместиться к нужному значению, нажмите Enter.

БП претензии:

3. задание лидеру - согласование

1. Заполнить поля формы

2. Указать комментарий, если возврат на доработку салону

БПпретензии: (ВАЖНО)

ДОРАБОТКА САЛОНУ

1. Доработать необходимо поля документа

2. Отправить для повторной проверки

*Из задания доработки ознакомиться с комментарием, перейти к документу, внести изменения и сохранить документ, после этого отписаться в задании и отправить его.

БП претензии:

4. задание КРО - ПРЕДОСТАВИТЬ ОТВЕТ

1. Заполнить поля формы

2. Указать комментарий, если возврат на доработку

БП претензии:

5. задание САЛОН - предоставить данные

1. Заполнить поля формы

- Задания меняются в зависимости от решения лидера:

Скидка: Номер заказа в котором необходимо проставить скидку и данные от ГЛ

Гарантия: Предоставить данные от ГЛ, далее процесс направляется в КРО для закрытия БП

Возврат: Предоставить ответ клиента

Переделка: Предоставить данные о новых заказах

*Ниже представлен вариант задания "Переделка"

Задание
Задание
Уведомление

БП претензии:

6. задание КРО - ПРЕДОСТАВИТЬ данные

1. Заполнить поля формы

2. Указать комментарий, если возврат на доработку

БП претензии:

7. задание САЛОН - ПРЕДОСТАВИТЬ данные

1. Заполнить поля формы

- Предоставить ответ клиента, при условии, если ответственность ОК, задание поступит с полем согласия удержания и ФИО ОК, необходимо будет указать согласие на удержание, в случае несогласия, отработка согласия направится на лидера.

БП претензии:

8. задание КРО - ЗАКРЫТЬ ДОКУМЕНТ

1. Заполнить поля формы

БП Заявки:

1. СХЕМА

БП заявки:

2. запуск

1. Заполнить поля формы, указать отдел исполнителя и выбрать тему.

- Доступные отделы: Маркетинг, IT, КРО

2. Вложить файлы при необходимости

3. Сохранить форму (Запустить БП)

4. Если "Заявка МКЛ" - обязательно ниже в форме указать поставщика

*Поля типа "список" имеют возможность поиска по значениям, пример : нажмите выбор фамилии ОК, начните печатать фамилию, список автоматически переместиться к нужному значению, нажмите Enter.

БП заявки:

3. назначение

1. Заявка поступает на всех сотрудников отдела и ожидает назначения конкретного исполнителя

2. Взять в работу заявку, будет назначен и записал исполнитель заявки

БП заявки:

4. исполнитель

1. Исполнитель обрабатывает запрос и предоставляет решение

2. Взять в работу заявку, будет назначен и записал исполнитель заявки

БП заявки:

5. подтверждение

1. Салон проверяет факт выполнения и закрывает заявку

2. При необходимости возвращает на доработку с комментарием

БП заявки:

* ОБМЕН БРАКА

1. запуск

1. Заполнить полня согласно теме обращения "Обмен Брака"

2. Отдел - ОКК, Тема обращения - Обмен брака

3. Ниже в области "Для обмена брака" заполнить соответствующие поля

БП заявки:

* ОБМЕН БРАКА

2. салон - задание "отметка целостности товара"

- Задание на установку отметок целостности пришедшего товара после обмена

1. Ознакомиться с предоставленными данными от ОКК

2. Проставить отметки

3. Если повторный брак, то направить новую заявку БП - Заявки (Обмен брака)

БП заявки:

* ОБМЕН БРАКА

3. салон - задание "согласовать накладные диадок"

- ОКК вернёт на согласование накладные диадок которые необходимо будет согласовать

1. Ознакомиться с номерами накладных

2. Перейти в диадок и согласовать накладные

3. После согласования в диадок, в задании БП установить отметку согласования

БП смены / отчёт по кассе:

1. схема

30.11.2023 обновление

Как теперь закрывать смену

БП смены / отчёт по кассе:

1.1 документ

1. В представлении выведена основная информация, по кнопке вложения можно перейти к документам (файлам ,сканам) смены

2. Открыв документ можно ознакомиться с деталями документа БП

БП смены / отчёт по кассе:

2. запуск

1. До 10:00 БП должен быть запущен

2. В Gestori смену запускать НЕ НУЖНО

3. Указать дату и сотрудников смены, обязательно точно иначе табель будет формироваться не верно

4. Сохранить для запуска и открытия смены

БП смены / отчёт по кассе:

3. закрыть смену

1. Заполнить поля

2. Вложить кассовые отчёты

3. Установить отметку по сертификатам и предоставить по ним данные если операции по сертификатам присутствовали в смене

- Отправлять кассовые документы почтой теперь НЕ НУЖНО

- Объяснительную печатать и вкладывать не нужно, достаточно объяснение изложить в поле КОММЕНТАРИЙ

БП смены / отчёт по кассе:

4. изменить данные уже запущенной смены

- Если нужно изменить (добавить) сотрудника смены или часы сотрудника в смене

1. В задании закрытия смены указать в поле КОММЕНТАРИЙ дописать лидеру информацию о том, что нужно изменить

2. В поле ЗАПРОС НА ИЗМЕНЕНИЕ указать "НАПРАВИТЬ ЛИДЕРУ"

3. Лидер получит задание на внесение изменений смены

БП смены / отчёт по кассе:

5. задание лидера на изменение смены

- Если нужно убрать сотрудника смены, в поле СОТРУДНИК выбрать "Не установлено"

1. Ознакомиться с комментарием салону

2. Внести нужные изменениях в полях СОТРУДНИК и ЧАСОВ

3. При необходимости написать комментарий и вложить документы

* Список СМЕНЫ будет отредактирован согласно заполненным данным в задании

БП смены / отчёт по кассе:

6. лидеру: редактировать список "смены"

- Если необходимо изменить или добавить данные уже сохранённых смен сотрудников, необходимо перейти к списку БП - СМЕНЫ

1. В левом меню открыть "Бизнес-процессы" - "Процессы в ленте новостей" - "СМЕНЫ"

- Фильтр "ВСЕ" по умолчанию установлен, выводит всех  за всё время

1. Нажать мышкой на "ВСЕ" в фильтре, ввести салон и выбрать точную дату для поиска, если требуется найти за определённую дату

2. Нажать найти, будут отфильтрованы данные по выбранным значениям

1. Если нужно добавить, нажимаем добавить в правом углу списка

2. Если изменить, нажимаем три полоски напротив элемента который хотим изменить и выбираем изменить

1. Вносим необходимые изменения, нажимаем сохранить

1. Для перехода к кассовому отчёты смены, нажать на ссылку "Отчёт по кассе..."